Prípadová štúdia HR Dr.Max

Sprehľadnenie evidencie uchádzačov o zamestnanie v Dr.Max

Kto je Dr.Max

Lekárne Dr.Max vznikli v roku 2006 a v súčasnosti patria medzi lídrov na trhu lekární v Slovenskej republike. Zákazníci ich nájdu na viac ako 340 miestach po celej Slovenskej republike, ale aj ako internetovú lekáreň. Lekárne Dr.Max sú v súčasnosti zamestnávateľom pre viac ako 2000 ľudí.

Čo bolo cieľom sprehľadnenia evidencie?

Hlavným cieľom bolo mať všetky potrebné informácie o uchádzačoch o zamestnanie na jednom mieste a v štruktúrovanej podobe, ktoré by boli dostupné online.

Na splnenie cieľa bolo potrebné vyriešiť:

Získavanie dát v štruktúrovanej podobe z e-mailových žiadostí o zamestnanie
Získavanie dát z formulára umiestneného na webe
Vytvorenie prostredia pre online správu žiadostí

Ako z e-mailových žiadostí o zamestnanie získať štruktúrované dáta?

Najväčšou výzvou bolo spracovanie textového obsahu e-mailu a následné uloženie dát do databázy v štruktúrovanej podobe. e-maily od uchádzačov sa preposielali na server, kde boli automaticky spracované scriptom, ktorý obsah e-mailu zanalyzoval a následne zapísal do databázy.

Keďže nie vždy nám prišiel e-mail v identickej štruktúre, tak sme daný script museli priebežne upravovať a ladiť. V rámci pravidelnej starostlivosti sme takouto automatizáciou výrazne zefektívnili proces spracovania žiadostí o zamestnanie.

Žiadosť o zamestnanie na samostatnej webovej stránke

Veľmi dôležitou funkcionalitou bolo zaslanie žiadosti o zamestnanie aj v online podobe. Pre tento účel sme vytvorili štruktúrovaný formulár, v ktorom uchádzač vyplní všetky potrebné údaje a systém ho priamo zaeviduje do databázy uchádzačov.

Tento formulár bol zo začiatku súčasťou online lekárne. Pre lepší prehľad sme však pripravili samostatnú webovú stránku, kde sú prezentované voľné pracovné pozície, informácie pre zamestnancov, uchádzačov, ale aj samotný online formulár. Vďaka blogovej časti zároveň spoločnosť komunikuje informácie o výberovom procese a poskytuje uchádzačom všetky informácie, ktoré pred samotným aplikovaním žiadosti potrebujú mať.

Online správa databázy uchádzačov

Základom online správy je štandardné bart.sk CMS riešenie, čo prináša možnosť nezávislej tvorby obsahu pre potreby prezentácie firmy. Okrem spomínaného CMS sme v rámci online správy na mieru vytvorili a sprístupnili nasledovné funkcionality:

Manažment číselníkov
Manažment uchádzačov
Manažment e-mailových šablón pre notifikácie
Export dát o uchádzačoch do CSV
Evidencia dokumentácie k uchádzačovi
Evidencia pohovorov k uchádzačovi
Zasielanie e-mailovej notifikácie uchádzačovi

Takto je možné spravovať všetko potrebné pohodlne z jedného miesta.

Funkčná časť riešenia

Import e-mailov, ktoré sa posielali na špeciálnu e-mailovú adresu a tie sa scriptom parsovali a importovali do databázy
Štruktúrovaný formulár pre uchádzača priamo na stránke, kde sa dáta zapisovali do databázy po odoslaní formulára
E-mailové notifikácie uchádzača
Samostatná web prezentácia

Backoffice a možnosti administrácie

CMS
ACL
Číselníky
Manažment uchádzačov - dáta v štruktúrovanej forme
E-mail manažment - automatizované e-maily
Export dát do CSV
Evidencia dokumentácie k uchádzačovi
Evidencia pohovorov k uchádzačovi

Výhody z pohľadu HR

Prezentácia firmy z pohľadu HR pomocou vlastného CMS obsahu
Možnosť cieleného marketingu len na samostatný web o práci v Dr.Max
Prehľadná databáza uchádzačov
Uľahčenie práce automatizáciou importu e-mailov
Dáta na jednom mieste

GDPR

Súhlas so spracovaním osobných údajov
Automatická anonymizácia dát od poslednej aktualizácie záznamu

Technológie

MariaDB
PHP, ZendFramework, Slim Framework
XSLT, SASS, jQuery